Règlement intérieur
ARTICLE 1 : ACCEPTATION PREALABLE
Le présent règlement définit les modalités selon lesquelles, l’espace de coworking OPUS met à disposition des coworkers un espace de travail partagé ainsi que des services associés.
L’accès à l’espace de coworking et son usage impliquent l’acceptation pleine et entière du présent règlement. Le règlement est modifiable, sans préavis, sur les suggestions des usagers de l’espace.
Les coworkers devront, après en avoir pris connaissance, respecter ledit règlement dans le cadre de l’exercice de leurs droits et obligations. L’acceptation du règlement est matérialisée par la signature de l’usager.
Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le coworker qui n’accepte pas d’être lié par le présent règlement ne peut donc pas utiliser les services.
ARTICLE 2 : UTILISATION DE L’ESPACE ET DES SERVICES ASSOCIES
1. ACCÈS A L’ESPACE
L’espace est accessible du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30 (horaires élargis pour les coworkers Résidents) sous réserve de réservation. Le dernier coworker doit vérifier la fermeture des fenêtres, éteindre les lumières et le chauffage et s’assurer que les portes sont verrouillées en partant.
Afin de faciliter l’organisation et la sécurité des locaux, chaque coworker devra procéder à son émargement sur le document mis à disposition au point d’accueil.
2. VISITEURS
Le coworker doit accueillir le visiteur, il s’engage à ce que cela ne perturbe pas le calme ou l’organisation de l’espace. Les visiteurs sont sous l’entière responsabilité du coworker qui les a invités et doivent respecter le présent Règlement Intérieur. Un supplément tarifaire peut être appliqué en cas d’utilisation d’un poste supplémentaire.
3. RÉSERVATION ET UTILISATION DES SALLES DE RÉUNION
La salle de réunion doit rester une salle disponible et ne peut être utilisée comme un espace privatif de manière prolongée. Elle peut être utilisée par les coworkers pour des utilisations ponctuelles et limitées à 20 minutes maximum (sans gêner les réservations préalables) ; pour une utilisation plus régulière ou plus longue, elle peut être réservée sous la forme d’un service additionnel (sous réserve de disponibilité).
4. SÉCURITÉ
L’accès au coworking est libre aux horaires d’ouverture établis (8h30-18h30).
En dehors de ces horaires, le coworking est accessible uniquement aux Résidents. L’accès est alors régi par des codes d’accès, remis au Résident, à la signature de son contrat.
Afin de garantir la sécurité de tous les occupants du lieu et du matériel présent à l’intérieur, il est interdit de communiquer les codes d’accès à un tiers, y compris à des personnes s’identifiant comme membres du coworking.
5. CASIERS DE RANGEMENTS
Des rangements sont mis à disposition des coworkers pour leur permettre de désencombrer l’espace de travail durant la journée. Ils n’ont pas pour vocation de servir de stockage à long terme (sauf mention contraire incluse au contrat). D’autre part, les objets qui sont déposés dans ces casiers ou laissés ailleurs dans les locaux du Coworking, le sont aux risques et périls de leur propriétaire. L’OPUS décline toute responsabilité en cas de dommage, de perte ou de vol.
6. INTERNET
Les coworkers pourront utiliser Internet via un code wifi (fourni à leur arrivée). Les coworkers s’engagent à ne pas utiliser le réseau mis à disposition pour exercer une activité illicite et à ne pas exploiter la bande passante d’une manière qui pourrait nuire à l’activité des autres coworkers.
La sécurité des données informatiques de chaque coworkers est sous leur entière responsabilité. L’utilisation d’un pare-feu et d’outil de sécurité de réseau est obligatoire. Le coworkers se doit de protéger son matériel et ses données.
7. IMPRIMANTE
Pour les coworkers Résidents, l’utilisation de l’imprimante est incluse dans l’abonnement. Il leur est demandé d’en faire un usage modéré, dans une perspective écoresponsable.
Pour les coworkers Nomades, l’utilisation de l’imprimante est soumise à facturation.
8. REPAS & PAUSES
Les coworkers qui souhaitent déjeuner sur place prendront leurs repas dans la cuisine, située dans l’espace détente, et s’assureront de la laisser propre après utilisation. Tasses, verres, couverts et assiettes d’une part, et cafetière, théière, micro-ondes, frigidaires d’autre part, sont mis à disposition des coworkers, ces derniers s’engagent à les nettoyer et les ranger, le cas échéant, après utilisation.
9. CONSOMMABLES
Les consommables (thé, café, tisane, sucre, etc.) sont mis à disposition par l’OPUS. Ils sont à consommer sur place, et de façon raisonnable. Les déchets issus de ces usages sont à trier comme les autres, suivant leur destination.
10. NOURRITURE, BOISSON, ALCOOL
Pour conserver un état de propreté maximal de l’espace de coworking, il est interdit de manger aux postes de travail, la cuisine étant dédié à cet usage. La consommation de boisson est acceptée aux postes de travail en prenant bien garde de ne pas mettre en péril les équipements électriques présents.
La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par le coworking.
Un frigidaire est mis à disposition des coworkers dans la cuisine. Veiller à ne pas le saturer et à n’y laisser aucune nourriture avariée ou vaisselle sale. Les éléments considérés comme insalubres seront jetés (y compris le contenant). Tous les vendredis, le frigidaire sera vidé.
11. ANIMAUX
Les animaux de compagnie sont interdits dans les locaux à l’exception des chiens accompagnant les personnes titulaires de la carte d’invalidité prévue à l’article 174 du code de la famille.
12. INTERDICTION
Les coworkers s’engage à respecter les interdictions de L’Opus ; c’est-à-dire :
– Interdiction d’utiliser des bougies ou autre objet avec des flammes ou étincelles (bougies, fontaines, tiges…)
– Utilisation de confettis ou pétales biodégradables ou naturels obligatoire
– Interdiction de toute substance illicite au sein de L’Opus (joints, drogue de toute sorte mais également narguilé ou chicha…)
– Interdiction d’utiliser des appareils de cuisson ou tout appareil fonctionnant avec du combustible.
L’Opus se réserve le droit de refuser l’accès au coworking à toute personne ne respectant pas les points ci-dessus.
12. ASSURANCES DES BIENS ET DES PERSONNES
Les résidents de bureaux fermés sont responsables de leurs locaux et du matériel qu’ils entreposent. Il leur appartient de veiller aux règles de sécurité et de s’assurer, avant de s’absenter ou de quitter les lieux, de la fermeture ainsi que de l’arrêt des appareillages électriques (éclairage, informatique). L’Opus ne peut être tenue pour responsable en cas de vol ou détérioration des biens personnels. Ces occupants devront avoir souscrit une assurance au titre de leur activité et pour les espaces qu’ils occupent à l’Opus. Tout matériel laissé dans les espaces communs, les open-spaces, les salles de réunion, la cuisine est sous la responsabilité de son propriétaire. Le gestionnaire décline toute responsabilité en cas de perte, vol et de dommage.
ARTICLE 3 : RESPECT DES PERSONNES ET DES ESPACES
1. PROPRETÉ & RANGEMENT
Le nettoyage des parties communes du bâtiment est inclus dans les prestations. Toutefois, les coworkers sont invités à respecter la propreté de ces espaces notamment en laissant les parties communes (entrée, espace détente, cuisine partagée, sanitaires, vestiaire et douche), les espaces de travail ou de réunion et les bureaux propres, rangés et prêts à l’usage après chaque utilisation. Du matériel de nettoyage est à disposition des utilisateurs.
Le nettoyage des bureaux privés doit être effectué par le Résident.
2. TÉLÉPHONE, RDV, DISCUSSIONS
Les coworkers s’engagent à rester le plus discrets possible au sein de l’espace de coworking et à maintenir une ambiance favorable à la concentration des autres coworkers : ils font donc en sorte de privilégier les téléphones en mode « discret », les appels téléphoniques à l’extérieur de l’openspace ; et, d’une manière générale, ils s’efforcent de respecter un certain niveau sonore.
3. RESPECT DU MATÉRIEL
Les coworkers s’engagent à respecter la propreté et le bon état de fonctionnement du matériel mis à disposition (mobilier, équipements…) et à signaler tout incident, ou toute anomalie dans le fonctionnement des machines et du matériel.
4. CIGARETTE ET E-CIGARETTE
L’espace de coworking, tout comme l’ensemble du bâtiment, est entièrement non-fumeur.
ARTICLE 4 : ECORESPONSABILITE
L’Opus invite ses coworkers à porter une attention particulière aux points suivants :
- Tri des déchets
- Utiliser les différentes poubelles mises à disposition afin de respecter le tri (papier/carton/plastique, et compost notamment)
- Tenter l’objectif « mini déchets » (en produisant le moins de déchets possible)
- Réduction de la consommation de papier
- Privilégier les envois numériques lorsque cela est possible
- N’imprimer que les documents indispensables
- Privilégier les impressions en recto/verso et en noir et blanc
- Réduction de la consommation électrique
- Eteindre la lumière, et la climatisation dans les bureaux et salles de réunion lorsqu’ils ne sont pas utilisés
- Eteindre la lumière et la climatisation des pièces communes à la fermeture du coworking
- Réduction de la consommation d’eau
- Utiliser les chasses d’eau à petit débit lorsque cela est possible
- Utiliser de l’eau froide pour se laver les mains
- Ne pas laisser couler inutilement le robinet
- Déplacements doux
- Penser aux déplacements doux : transport en commun, covoiture, vélo, …